Ricevere le fatture elettroniche e conservarle
Per quelle cartacee, per esempio quelle del laboratorio o del collaboratore odontoiatra o igienista dentale con partita iva che rientra nel regime forfettario o flat tax, non cambia nulla rispetto a prima. Ma per quelle emesse dai fornitori in formato elettronico, come ci si deve comportare?
Tre sono i metodi previsti dall’Agenzia delle Entrate per ricevere la fattura elettronica:
1) Ricezione a mezzo PEC: si comunica al fornitore (e lo si indica nella vostra area “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate) l’indirizzo PEC attraverso il quale vogliamo ricevere le fatture elettroniche. L’indirizzo non deve essere necessariamente quello del professionista o dell’attività registrato all’Ordine o al registro imprese. Per praticità si può creare anche un nuovo indirizzo di posta certificata dedicato alla ricezione delle fatture elettroniche. Ad esempio: studioxy_fatture@pec.it
2) Ricezione all’interno di un “HUB” identificato da un Codice Destinatario. Se lo studio o il laboratorio odontotecnico utilizzano un servizio di gestione della fatturazione elettronica, o il proprio gestionale abilitato, vi verrà fornito il Codice Destinatario da comunicare al fornitore oltre ad inserirlo anche nella vostra area “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso tutte le fatture che vi verranno inviate dai vostri fornitori, saranno visibili nella sezione “fatture ricevute” del servizio di gestione o del software gestionale che utilizzate.
3) Ricezione all’interno dell’area riservata Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate. Sia che abbiate comunicato l’indirizzo PEC o il Codice Destinatario, le fatture saranno presenti anche nella vostra area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate sezione “Fatture e Corrispettivi”.
Archiviazione delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa. Come accade per le fatture cartacee, anche le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.
La normativa indica quale sia la corretta conservazione delle fatture elettroniche che presuppone il rispetto di un particolare iter procedurale. Il contribuente può sostanzialmente scegliere se conservare digitalmente in proprio i documenti fiscali, oppure affidare la conservazione ad un soggetto terzo.
Una soluzione pratica ed economica, se la vostra azienda non ha esigenze particolari, potrebbe essere il servizio gratuito attivato dall’Agenzia delle che garantisce la conservazione elettronica delle fatture, nel rispetto della norma, previa sottoscrizione di un accordo di servizio sempre nella propria area “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.