Cos’è la PEC?
Anticipiamo subito che, per disporre di un indirizzo PEC, non bisogna spendere cifre esorbitanti (solitamente bastano poche decine di euro all’anno, il prezzo varia in base al servizio selezionato e al gestore scelto) e in alcuni casi è persino possibile usufruirne gratis per un periodo di prova.
Che cos’è?
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica (che utilizza i protocolli standard della posta elettronica tradizionale) nel quale al mittente viene fornita, in formato elettronico, la prova legale dell’invio, della consegna e dell’integrità della email nonchè dei documenti informatici (eventuali allegati).
A cosa serve?
Alla trasmissione di messaggi in formato elettronico, che possono contenere qualsiasi tipologia di informazione ed allegato, dei quali si voglia avere la certezza di recapito ed integrità. La PEC è nata per sostituire, dal punto di vista tecnico e legale, la Raccomandata postale con ricevuta di ritorno, o raccomandata AR. Così come avviene per la raccomandata AR, al mittente viene inviata una ricevuta che attesta la consegna del proprio messaggio al destinatario.
Ha valore legale?
Sì, ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento; quindi consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).
Chi può utilizzarla?
Chiunque sia Titolare di una Casella di Posta Elettronica Certificata (Privati, Aziende, Pubblica Amministrazione, Professionisti ecc.).
Come si accede al servizio?
Dal punto di vista dell’impiego, la casella di PEC non si differenzia da una normale casella di posta che può essere utilizzata sia attraverso un sistema di webmail che tramite i più diffusi client di posta (Thunderbird, Eudora, Outlook Express, Outlook, Mac Mail ecc.).
Si possono inviare messaggi PEC tra utenti che utilizzano differenti gestori di PEC?
Sì ed in tal caso il mittente riceverà indietro le ricevute di accettazione e consegna; la normativa impone a tutti i gestori di PEC di garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti. Le uniche caselle cui non possono essere effettuati invii sono quelle della c.d. “posta certificata al cittadino” (caselle con dominio postacertificata.gov.it) e a tutte le altre che siano specificamente chiuse ad invii da utenti esterni.
Si possono inviare messaggi PEC ad un destinatario che abbia una casella tradizionale?
Sì ma in questo caso il mittente riceverà indietro la sola ricevuta di accettazione. In tale caso l’invio avrà il valore di una raccomandata semplice e quindi non si potrà avere la certezza dell’avvenuto recapito né dell’integrità del contenuto.
L’invio e la ricezione di messaggi di PEC hanno pieno valore legale solo nel caso in cui sia il mittente che il destinatario siano provvisti di una casella di Posta Elettronica Certificata.
In che modo si ha la certezza dell’avvenuto recapito del messaggio di PEC?
Nel momento in cui l’utente invia il messaggio riceve, da parte del proprio gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale (data e ora) dell’invio. Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio.
Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata, nel caso di errata compitazione della denominazione della casella del destinatario) consegna, con l’indicazione della relativa data ed ora e questo a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario. Tale ricevuta di consegna fornisce la certezza tecnica e legale dell’avvenuto recapito al destinatario della email PEC (viceversa, la mancata consegna fornisce la certezza tecnica e legale del mancato recapito).
Come posso contestare un destinatario che asserisce di non aver ricevuto una e-mail inviata alla sua casella PEC?
Con la posta certificata posso opporgli la ricevuta di consegna. Questa ricevuta attesta, con firma del provider scelto dal destinatario, la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato nella sua casella.
Nel caso il destinatario non fosse in copia conoscenza “CC”, la stessa ricevuta contiene anche l’intero contenuto (testo ed eventuali allegati) del messaggio recapitato.
Si possono inviare messaggi utilizzando il campo “CCN” e/o “BCC” che nascondono l’indirizzo del destinatario in un invio multiplo?
In base al manuale sulle “Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata”, ai capitoli 6.1 e 6.3.1 si stabilisce che: ai fini della determinazione dei dati di certificazione fanno fede, per il sistema, gli elementi utilizzati per l’effettivo instradamento del messaggio verso i destinatari (campi “To” e “Cc”). I dati di indirizzamento presenti nel campo “Ccn” o “Bcc” non sono considerati validi dal sistema in quanto nascondono l’indirizzo del destinatario.
Qualora il messaggio non superi i controlli (nel caso venga utilizzato il campo “Ccn” o “Bcc”), il punto di accesso non dovrà accettare il messaggio all’interno del sistema di posta certificata emettendo il relativo avviso di non accettazione.
C’è un limite al numero di messaggi che posso ricevere nella mia casella?
Il limite è costituito dal fatto che la casella sia piena e quindi non vi sia più spazio nel disco; in tal caso i messaggi in arrivo verranno rifiutati e persi. La casella di posta deve essere quindi liberata di tutti o parte dei messaggi che contiene. Se la casella è stata configurata su client senza l’opzione di mantenere una copia dei messaggi sul server è sufficiente leggere i nuovi messaggi in arrivo. Questo cancellerà automaticamente i messaggi presenti su webmail.
Nel caso in cui si utilizzi la casella su client con opzione di mantenere copia dei messaggi sul server, allora si deve provvedere a scaricare sul proprio computer (o a cancellare) tutti o parte dei messaggi presenti sul server.
Tramite le webmail è possibile la sola cancellazione dei messaggi e non il loro salvataggio.
Ci sono delle differenze tra l’utilizzo della casella attraverso webmail o tramite un client?
Il vantaggio della webmail è che permette di accedere alla propria casella di posta da qualsiasi computer e non richiede configurazioni. La webmail però, al contrario dei client, non permette di scaricare i messagi nel proprio computer ma solo di cancellarli per liberare spazio. I client di posta sono strumenti più completi ma richiedono una configurazione iniziale. In ogni caso si possono utilizzare contemporaneamente entrambi i sistemi.
Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenere una copia valida a fini legali?
Occorre rivolgersi al proprio Gestore di PEC il quale, per legge, è obbligato a registrare ed archiviare tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (Log) per 30 mesi su server e per 5 anni su supporto telematico.
Cos’è il Log?
Il file di Log è un registro informatico all’interno del quale vengono memorizzate tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (invio e ricezione) dalle singole caselle di PEC; esso è utile per la ricostruzione delle ricevute nel caso di eventuale smarrimento delle stesse. Ciononostante, il Log non contiene il testo né gli eventuali allegati delle email PEC spedite e/o ricevute.
Arrivati a questo punto non ci resta che l’ultima domanda a cui rispondere.
Come avere la PEC?
Uno dei servizi PEC più famosi e apprezzati è PosteCert, un servizio piuttosto economico pensato per gli utenti privati che viene offerto da Poste Italiane.
Aruba è un’azienda molto nota per i suoi servizi di hosting, ma offre anche la possibilità di aprire un account PEC tramite il servizio PEC.it
Anche Libero, un “volto” piuttosto noto del Web italiano, permette di aprire una casella di posta elettronica certificata sottoscrivendo uno dei piani MailPEC disponibili.
Un’altro servizio PEC che puoi provare è quello offerto da LegalMail.